Présentation du service archives

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Les archives municipales d'Aulnay-sous-Bois conservent les dossiers de l'administration municipale depuis le XVIIe siècle jusqu'à nos jours, soit près de 2,5 km linéaires d'archives.

A la fois service de gestion de l'information et de conservation du patrimoine, il répond aux besoins de gestion de l'administration municipale, garanti l'exercice des droits des citoyens, et participe à la constitution de la mémoire de la ville et à sa transmission. 

Les archives accueillent gratuitement toute personne souhaitant consulter des archives dans leur salle de lecture située au rez-de-jardin de l'hôtel de ville, à proximité de la gare RER Aulnay-sous-Bois.

Qu'est-ce que les archives ?

L'article L211-1 du livre II du code du patrimoine1 définit les archives comme étant « l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité ».

La notion d'archives est donc indépendante :

  • de la date : un document a la qualité d'archive dès sa création ;
  • de la forme : les archives peuvent être aussi bien des textes, des plans, des affiches, des dessins… qu'ils soient manuscrits, dactylographiés ou imprimés ;
  • du support matériel : aux côtés des traditionnels papiers figurent aujourd'hui les photographies, les documents sonores et audiovisuels, les fichiers informatiques, les maquettes...

Les archives ne sont donc pas uniquement de vieux papiers ou registres.

Les missions des archives municipales

Les archives municipales sont chargées de conserver les preuves en cas de contestation, de préserver la mémoire et de la rendre accessible.

Les cinq opérations suivantes permettent de mener à bien ces missions :

  • la collecte, conformément à la loi, des documents produits par les services municipaux et, si la possibilité se présente, des archives d'origine privée (par voie d'achat, don, dépôt ou legs),
  • l'élaboration d'instruments de recherche, après tri, élimination, et classement des documents collectés, pour permettre à chacun de retrouver les documents recherchés,
  • la conservation des documents dans des conditions adaptées et, si besoin, leur restauration ou la réalisation de copies de consultation courante,
  • la communication des documents et la mise à disposition de tous, selon les délais légaux et les modalités définies par le règlement de la salle de lecture,
  • la mise en valeur, par des activités éducatives, des expositions, des publications diverses pour attirer l'attention du public sur des documents remarquables ou susceptibles de l'intéresser.

Pourquoi conserver les archives ?

La conservation des archives publiques est organisée au titre de :

  • la mémoire administrative : pour assurer une gestion efficace et la transparence de l'action publique, en faisant en sorte qu'un service de l'administration retrouve rapidement un dossier dont il a besoin ou en lui évitant d'être encombré par les documents qui ne lui sont plus d'aucune utilité ;
  • la mémoire juridique : pour permettre à l'administration et aux administrés de justifier d'un droit en retrouvant le document qui le crée ;
  • la mémoire historique : pour constituer et sauvegarder les sources de l'histoire.

Ainsi, contrairement à l'idée reçue, un service d'archives n'a pas pour seule mission de constituer les sources de l'histoire et de les mettre à disposition du public. L'une de ses principales missions est d'assister les services administratifs qui produisent les documents publics et de permettre à tout un chacun d'y accéder à des fins administratives et juridiques.